LIBRO LAS 5’S DE LA CALIDAD

CAPITULO 1:

El movimiento 5’s, originado en Japón, es una herramienta que desarrolla una nueva manera de realizar las tareas en una organización.

Esta nueva forma produce un cambio que genera beneficios, así como condiciones para implantar modernas técnicas de gestión.

El nombre de las 5’s proviene de las palabras que lo caracterizan, las cuales, en la transcripción fonética de los ideogramas japoneses al alfabeto latino, comienza con “S”, ellas son:

1.- Seiri – separar

2.- Seiton – ordenar

3.- Seiso – limpiar

4.- Seiketsu – estandarizar

5.- Seiketsuke – autodisciplina

Las tres primeras palabras implican acciones bien conocidas, más aún muchas personas las practican en forma individual. La dirección de esta propuesta es su agrupación grupal.

En su implementación cada grupo determinara que es lo necesario para realizar las tareas, como se ordena lo necesario y como se mantienen limpios y en buenas condiciones de uso de los lugares de trabajo, equipo, etc…

Beneficios que se obtienen con su aplicación:

·         Mejora de la calidad

·         Mejora de la productividad

·         Mejora de la seguridad

·         Mejora del ambiente del trabajo

 

CAPITULO 2

Perfil del Capítulo

Contenido

En talleres,  oficinas y aulas se acumulan cosas,  tales como materiales, piezas usadas,  nuevas,  herramientas en uso y deterioradas,  documentos, útiles, máquinas de oficina, etc.

 

Con el transcurso del tiempo aumenta la acumulación,  lo que suele provocar que la búsqueda de las cosas insuma un tiempo mayor que el de utilización.

Esto ocurre porque se guardan cosas que son útiles y otras que no lo son, por si se llegaran a necesitar. Para evitar esta situación es necesario realizar una limpieza mayor pues de lo contrario se afecta la capacidad de producir.

 

Con la práctica de  SEPARAR, ORDENAR Y LIMPIAR se obtiene esta limpieza mayor  provocando simultáneamente un cambio de tipo 2 al establecer un nuevo sistema como consecuencia de la forma en que se realizan estas acciones.

 

Posteriormente, con la estandarización de las normas establecidas por el grupo en la aplicación de  SEPARAR, ORDENAR Y LIMPIAR, se evita volver a las condiciones iniciales

2 La primera “S” SEPARAR

 

Para comenzar la implementación de SEPARAR surge:

SEPARAR es un proceso de clasificación en el cual se define claramente qué es realmente necesario para realizar las tareas y qué no lo es, cuya permanencia en el lugar de trabajo causa numerosos inconvenientes.

 

Es frecuente que en el análisis del SEPARAR se tenga en cuenta el valor del objeto y no su utilidad, para evitar esta confusión el criterio a usar es:

 

Lo que no es útil para el trabajo se aparta; su valor define el destino final:

 

- Si el objeto es necesario en otra área, se envía a ella.

- Si no tiene valor (por ejemplo los desechos), se descarta.

- Si lo tiene (como las máquinas, chatarra, etc.) se vende.

- Los objetos necesarios se guardan.

 

Cuando el mismo lugar físico es usado por varios turnos se divide en diferentes sectores, cada uno a cargo de un grupo responsable, para evitar que las responsabilidades se diluyan.

 

Ejemplo:

 

En este lugar y su contorno trabajan tres turnos diferentes: A, B y C.

Para aplicar las diferentes

"S" a cada grupo se le define un área de responsabilidad. Esta área está relacionada con el lugar físico asignado por la organización para realizar las tareas.

Como se observa, existen áreas de uso comunes a varios grupos, sobre cada una de las cuales sólo uno toma decisiones.

 

¿Qué se hace al respecto?

 

El grupo responsable tendrá que negociar con los otros grupos y lograr acuerdos para que las decisiones que tome sean aceptadas por los demás, los cuales deben colaborar en el mantenimiento del sector. Las negociaciones están a cargo de los líderes.

 

Estas negociaciones entre grupos traen una mayor vinculación entre ellos y, como consecuencia, el aprendizaje de convivir y ayudarse mutuamente.

 

Para realizar la tarea el grupo hace un relevamiento de los problemas recorriendo el área asignada. De esta observación se tiene un cuadro de situación de cómo están las cosas, lo que les permite encarar las soluciones.

 

A continuación el grupo se reúne y construye el cuadro de situación mediante una comunicación interactiva,  iniciándose así el intercambio de: experiencias, opiniones y aportes.

 

Al comienzo suele no resultar fácil establecer las conversaciones pues en general no es una práctica habitual, pero a medida que se van repitiendo las reuniones se produce su incorporación como hábito.

 

Para encontrar la solución a cada problema planteado los miembros del grupo deben negociar,  es decir,  "encontrarle la vuelta" para llegar a un acuerdo que los satisfaga. En este "encontrarle la vuelta" debe desarrollarse la imaginación, condición imprescindible de la creatividad.

 

Logrados los acuerdos con respecto a las tareas a realizar y sus prioridades, se nombran los responsables de ejecutarlas y se establece el cronograma de tiempos correspondiente.

 

Los problemas detectados por el grupo, su solución y el cronograma se asientan en las planillas diseñadas para tal fin, como las que se encuentran en el capítulo 4.

 

Una vez realizada la separación,  el ítem innecesario se envían a los lugares físicos designados.

Para que los ítem innecesarios sean identificados se les adjunta una tarjeta roja que forma parte del  control visual que se estudia en el próximo capítulo. La tarjeta evita la mezcla de los ítems clasificados.

 

Beneficios que trae la aplicación de la 1ra. "S":

 

- Se recupera espacio desperdiciado, escritorios, mesas de trabajo,  estanterías, tableros de herramientas, etc.

- Mejora la seguridad al despejarse pisos, sendas peatonales y escaleras.

 

La segunda “S” ORDENAR

 

Despejada el área de todo lo innecesario, cuando sólo queda lo que se debe guardar, comienza el segundo paso:

 

ORDENAR

.

¿Qué criterio se usa para ordenar?

 

Para efectuar el ordenamiento de los objetos se utiliza la frecuencia de uso:

- Cuando más se usan, más cerca deben estar de las personas.

- Cuando menos se usan, más alejados.

 

Aplicar estos criterios es fundamental pues de esta forma se minimizan los tiempos de movimiento para la búsqueda de un objeto,  como consecuencia de un mejor  lay-out

 

El procedimiento para ordenar es:

 

1 - Definir y preparar los lugares de almacenamiento.

2 - Determinar un lugar para cada cosa.

3 -  Identificar cada mueble y lugar de almacenamiento.

4 - Identificar cada objeto (herramienta, documento, etc.) con la misma  identificación del lugar donde se va a guardar. 

5 - Confeccionar un manual que registre el lugar de almacenamiento de   cada objeto. 

6 -  Mantener siempre ordenadas las áreas de almacenamiento.

 

¿Cómo ordenar?

 

Ejemplos de cómo ordenar:

 

Definir y preparar los lugares de almacenamiento.

 

Las estanterías, archivos, armarios, mesas de trabajo, etc. Deben colocarse de tal manera que su acceso sea simple y seguro siguiendo el criterio señalado en la tabla de cómo ordenar.

 

Determinar un lugar para cada cosa.

 

Recordar que lo que más se usa debe de estar más cerca de quienes lo utilizan.

 

Criterios para ubicar el lugar de cada objeto:

 

- La altura debe permitir un acceso sencillo y seguro.

- Los repuestos y piezas se organizan siguiendo el criterio de que  el primero que ingresa es el primero que se retira.

- Las herramientas de mano deben estar ubicadas de forma tal que  el tiempo de acceso y retorno se minimice.

- Los objetos grandes que se almacenan en el piso deben tener  fácil acceso y una ubicación definida y señalada.

- Para tareas repetitivas se arman conjuntos de acuerdo a las  necesidades, ya sea que se trate de herramientas o elementos de  oficina (lápices, gomas, corrector, etc.).

 

-Identificación de archivos.

 

-Identificación de escritorios.

 

Identificar cada mueble y lugar de almacenamiento.

 

La finalidad es que cada sitio donde se coloca un objeto o ítem quede unívocamente determinado.

 

Identificación del mueble.

 

Para identificar el mueble, ya sea una estantería, un armario, un tablero, etc. se coloca en un lugar bien visible de la parte superior un cartel con un número y/o una letra.

 

Identificación del lugar.

 

Para el estante se utiliza generalmente una letra, mientras que para la columna un número. En ambos casos se utilizan letreros bien visibles.

Cuando se trata de tableros el lugar se reemplaza por la figura de la herramienta dibujada en el mismo.

 

-Tablero de  herramientas.

 

-Identificación en estanterías.

 

-Almacenar en el piso.

 

Identificar cada objeto (herramienta, documento, etc.) con la misma identificación del lugar en donde se lo guarda.

 

En cada objeto, en un lugar visible, se pega una etiqueta o se graba la identificación del lugar asignado para guardarlo.

 

Este procedimiento permite a partir de un golpe de vista (Control

Visual) verificar si el objeto está guardado en el lugar correspondiente comparando ambas identificaciones.

 

Identificación de objetos y herramientas.

 

Es necesario confeccionar un manual que contenga el lugar de almacenamiento de cada objeto.

Éste debe guardarse en un lugar accesible y visible.

Al estar la información al alcance de todo este manual permite hallar los objetos con rapidez, eliminando el tiempo usado en dar o pedir explicaciones.

 

La información básica necesaria por cada ítem es:

- Denominación del objeto.

- Identificación del mueble y lugar que ocupa en éste.

- Indicación acerca de adónde ha sido enviado (pañol central o sectorial) si fue retirado del área por ser de uso esporádico.

- Actualización permanentemente.

- Para su confección se puede usar un fichero, un cuaderno o la computadora.

 

Manual que contiene lugar de almacenamiento de cada objeto.

 

Mantener siempre ordenadas las áreas de almacenamiento.

 

Al negociar y llegar a acuerdos los integrantes del grupo establecen reglas para

SEPARAR, ORDENAR,  etc. El  cumplimiento de estas reglas por parte de los integrantes del grupo es lo que mantiene el área en buenas condiciones de uso.

Cuando un miembro del grupo no respeta estas reglas el problema se trata en el grupo.

 

¿Quién y dónde se ordena?

Como en  SEPARAR, en ORDENAR participan todos los integrantes del grupo del área de responsabilidad asignada.

 

Beneficios que trae la aplicación de la 2da. "S":

- Mejora la productividad al minimizar o eliminar los tiempos improductivos.

- Mejora la distribución de muebles, máquinas, equipos; en síntesis mejora el lay out del lugar de trabajo.

 

La tercera “S” LIMPIAR

 

Limpiar significa que se deben hallar en óptimas condiciones de uso:

- Máquinas, equipos, herramientas y documentos.

- Mesas de trabajo.

- Armarios, estanterías y tableros.

- Escritorios, ficheros,  etc.

- Pisos, paredes, áreas peatonales, escaleras, ventanas, etc.

 

Esto implica que además de estar pintadas se deben encontrar:

 

Las cuevas luego de implementar ORDENAR.

 

1) Máquinas, equipos y herramientas libres de suciedad y  todos sus componentes  funcionando correctamente.

2) Sobre mesas de trabajo debe haber sólo lo necesario para desarrollar las tareas.

Está comprobado que tanto la limpieza como el orden están relacionados con la  habilidad de realizar las tareas con destreza y calidad.

3) Los objetos deben estar libres de suciedad en sus respectivos lugares, ya sean  estanterías, armarios o tableros.      

4) Los escritorios sólo deben tener lo necesario para realizar la tarea; antes de ter- minar la jornada de trabajo deben quedar despejados.

5) Los pisos, sendas peatonales y escaleras deben estar libres de repuestos, cables  y mangueras, desperdicios y chatarra.

6) Las áreas de almacenamiento deben usarse para el fin destinado, evitándose lo  que frecuentemente ocurre cuando se encuentran libres y se depositan objetos  innecesarios que se deben descartar.

 

Las rutinas de control y limpieza permiten detectar anomalías que, corregidas en  el momento oportuno, evitan problemas mayores que puedan dificultar la producción, la calidad y la seguridad.

 

Una forma de mantener la limpieza es evitar la generación de suciedad, para lo cual se procede a:

 

- Eliminar las pérdidas de líquidos, aceite en tuberías y máquinas.

Si momentáneamente no se pueden eliminar un recurso es recogerlo en una bandeja o recipiente.

- Tirar papeles, trapos, residuos, desperdicios, chatarra, en recipientes destinados para tal fin.

 

Es útil separar el lugar de la chatarra que puede venderse de los desperdicios que no tienen valor.

 

- Colocar, si se hacen soldaduras, una cortina que no permita que la escoria de los electrodos y las chispas se desparrame por todos lados.

- Eliminar la suciedad de las máquinas herramientas que generan viruta  retirándola, a medida que se produce, mediante algún dispositivo o mecanismo.

 

Los casos mencionados anteriormente son a título de ejemplo, lo importante es estudiar cada caso en particular y resolver.

 

Representan la metamorfosis de la cueva luego de aplicar LIMPIAR.

 

¿Quién y dónde LIMPIAR?

 

Como en SEPARAR, en LIMPIAR participan todos los integrantes del grupo del área de responsabilidad asignada.

 

Beneficios obtenidos por la aplicación de la 3ra. “S”:

 

- Disminución de accidentes / incidentes al estar todo pintado, limpio, despejado, señalado, en pisos, zonas de riesgo y sendas peatonales.

- Ambientes de trabajo agradable y confortable.

- Mejora de la calidad pues la limpieza está vinculada con la habilidad para producir productos con calidad.

 

CAPITULO 3.

Estandarizar es la consecuencia de la interacción de tres hechos construidos a medida que se aplican la tres primeras “S”, ellos son:

1 - Aprendizaje.

2 - Mejora continua.

3 - Teoría del cambio.

1 - Aprendizaje

Con la aplicación de SEPARAR los miembros del grupo comienzan a modificar un paradigma de la organización, la cual ahora les permite participar en la toma de decisiones, reservadas hasta el momento a la supervisión.

Al determinar si un objeto es necesario o no, cada integrante del grupo empieza a comprender el significado de poder hacer al asumir los nuevos hechos.

2 - Mejora continua

La práctica adquirida en la concreción de acciones, el descubrimiento de poder hacer y la creatividad desarrollada crean las condiciones para la mejora continua.

3 - Teoría del Cambio

Todos los integrantes del área, comenzando por el responsable máximo, deben tener en claro que:

- Las acciones que realizan los grupos deben nacer del propio grupo, sólo de esta forma sus integrantes las sienten como propias al ser sus autores intelectuales y materiales.

- A partir de esta nueva forma de hacer las cosas se produce el compromiso de las personas, se obtienen logros y comienza su proceso de incorporación al producirse un cambio de tipo 2.

- Cuando la supervisión dice o induce al grupo a realizar determinadas acciones está provocando modificaciones dentro del mismo sistema, es decir, un cambio de tipo 1 con un resultado no deseado: no se comprometen las personas

 

3.2 - CONTROL VISUAL

El CONTROL VISUAL es un sistema de comunicación que tenemos incorporado en nuestra vida cotidiana, por el cual mediante imágenes se explicitan mensajes claros y precisos que permiten conocer, ubicar y recordar normas de comportamiento en un lugar determinado.

 

Objetivos del Sistema de CONTROL VISUAL:

Compartir información: Se refiere a la información necesaria respecto del funcionamiento del área tal como: objetivos, mejoras, normas, control de stocks, operaciones, calidad y seguridad, etc.

Distinguir, evidenciar y corregir desvíos: Cada norma o procedimiento debe ser lo suficientemente visible para que cualquier desvío o anormalidad pueda ser detectado y corregido.

Distinguir anormalidades permite tomar medidas que evitan su repetición, lo que mejora la productividad.

 

Eliminar desperdicios:

El desperdicio es aquel elemento que no agrega valor, por lo cual debe ser fácilmente identificado y corregido.

El término desperdicio se refiere no solo a lo material sino también al tiempo.

Dar autonomía al trabajador:

Es capacitar a las personas para que realicen acciones apropiadas para mejorar procedimientos, normas, corregir desvíos y prevenir recurrencia.

Desarrollar criterios para el uso del CONTROL VISUAL:

- Comunicar en forma clara y precisa la información.

- Su implementación es sencilla y de bajo costo

 

La Limpieza Visible:

En este punto nos referimos a la limpieza que se hace en el área, en las máquinas, en los equipos, etc.

Para hacer visible esta tarea se utiliza el panel que contiene la rutina correspondiente.

 

La Estandarización Visible:

Se manifiesta en las normas establecidas que se comunican a partir de la cartelería y otros medios de comunicación.

 

La AUTODISCIPLINA visible

Cuando el grupo cumple con las reglas de juego establecidas esto se manifiesta a partir del estado de orden y limpieza en que está el área en todo momento.

 

Procedimiento para desarrollar el CONTROL VISUAL en un área.

El grupo se plantea las siguientes preguntas:

1. ¿Qué información, procedimientos y normas deben ser conocidos por los usuarios del área, sean o no del grupo?

2. ¿Cómo se difunden en la actualidad?

3. ¿Pueden ser notificados usando el CONTROL VISUAL?

4. ¿Qué recursos se necesitan para implementarlo?

 

3.3 La quinta “S” - AUTODISCIPLINA

AUTODISCIPLINA significa que se deben cumplir las normas establecidas a partir de los acuerdos a los que llega el grupo después de sus negociaciones, sean éstas internas o intergrupales.

El cumplimiento de los compromisos contraídos indica que cada miembro del grupo tiene bien claro que esta conducta es lo que sostiene al grupo como tal.

El principio básico que debe cumplirse es el respeto a uno mismo, pues si una persona no es capaz de acatar una resolución de la cual tomó parte activa exponiendo sus ideas, intercambiando opiniones y experiencias, carece de los principios mínimos de la conducta grupal, lo que termina volviéndose en su contra al perder confiabilidad.

 

 

¿Cómo practicar la AUTODISCIPLINA?

1.    Tirando los papeles, los desperdicios, la chatarra, etc., en los lugares correspondientes.

2.    Ubicando en su lugar las herramientas y equipos luego de usarlos.

3.    Dejando limpias las áreas de uso común una vez realizadas las actividades en la misma.

4.    Haciendo cumplir las normas a las personas que están en su área de responsabilidad, sean o no integrantes de su grupo.

5.    Respetando las normas en otras áreas.

6.    Tratando en el grupo los casos de incumplimiento de las normas establecidas por algún usuario del área, sean o no miembros del grupo, cuando son reiterativas.

 

CAPÍTULO 4

Quien toma las decisiones de aplicar las 5´S es el responsable máximo del área.

·         Su práctica es obligatoria para todos los integrantes.

·         El personal jerárquico participa en la toma de esta decisión.

Comité “5´S”

Este organismo coordina las funciones necesarias para la puesta en marcha del sistema, su acompañamiento durante el desarrollo y la posterior consolidación se sustenta en los conceptos enunciados.

Preparación y comienzo de las acciones, tomada la decisión de aplicar las “5”´S el proceso continua con:

a)    La formación de un comité inicial compuesto por el coordinador y el facilitador de RRHH.

b)    La capacidad de todos los involucrados.

Planificación de acciones “5”´S

Para aplicar las 5s en un área de responsabilidad el procede a: plantear problemas y soluciones.

 

CAPITULO 5.

Reflexiona sobre los conceptos que intervienen en este proceso y las condiciones necesarias para concreción eficiente.

El aprendizaje se compone de cuatro etapas, se trata de un proceso circular donde cada uno de los actores al concretar una experiencia, realizan observaciones y reflexiones que les permiten construir conceptos y generalizaciones que pueden aplicar entre una nueva situación generando otra experiencia concreta.

La interacción se produce cuando para solucionar un problema se diseña una acción basada en los valores y supuestos que conforman el modelo mental del diseñador que ha sido afectado por sus experiencias previas.

Lo que ocurre es que las personas contribuyen su realidad en función de modelos mentales que se pueden definir como imágenes supuestos y creencias acerca de lo demás.

El caso de micro y pequeñas empresas como el concepto concreto entre las personas es permanente.