CAPITULO 1:
El movimiento 5’s, originado
en Japón, es una herramienta que desarrolla una nueva manera de realizar las
tareas en una organización.
Esta nueva forma produce un
cambio que genera beneficios, así como condiciones para implantar modernas
técnicas de gestión.
El nombre de las 5’s proviene
de las palabras que lo caracterizan, las cuales, en la transcripción fonética
de los ideogramas japoneses al alfabeto latino, comienza con “S”, ellas son:
1.- Seiri – separar
2.- Seiton – ordenar
3.- Seiso – limpiar
4.- Seiketsu – estandarizar
5.- Seiketsuke –
autodisciplina
Las tres primeras palabras
implican acciones bien conocidas, más aún muchas personas las practican en
forma individual. La dirección de esta propuesta es su agrupación grupal.
En su implementación cada
grupo determinara que es lo necesario para realizar las tareas, como se ordena
lo necesario y como se mantienen limpios y en buenas condiciones de uso de los
lugares de trabajo, equipo, etc…
Beneficios que se obtienen con
su aplicación:
·
Mejora de la calidad
·
Mejora de la productividad
·
Mejora de la seguridad
·
Mejora del ambiente del trabajo
CAPITULO 2
Perfil del Capítulo
Contenido
En talleres,
oficinas y aulas se acumulan cosas,
tales como materiales, piezas usadas,
nuevas, herramientas en uso y
deterioradas, documentos, útiles,
máquinas de oficina, etc.
Con el transcurso del tiempo aumenta la
acumulación, lo que suele provocar que
la búsqueda de las cosas insuma un tiempo mayor que el de utilización.
Esto ocurre porque se guardan cosas que son útiles
y otras que no lo son, por si se llegaran a necesitar. Para evitar esta
situación es necesario realizar una limpieza mayor pues de lo contrario se
afecta la capacidad de producir.
Con la práctica de
SEPARAR, ORDENAR Y LIMPIAR se obtiene esta limpieza mayor provocando simultáneamente un cambio de tipo
2 al establecer un nuevo sistema como consecuencia de la forma en que se
realizan estas acciones.
Posteriormente, con la estandarización de las
normas establecidas por el grupo en la aplicación de SEPARAR, ORDENAR Y LIMPIAR, se evita volver a
las condiciones iniciales
2 La primera “S” SEPARAR
Para comenzar la implementación de SEPARAR surge:
SEPARAR es un proceso de clasificación en el cual
se define claramente qué es realmente necesario para realizar las tareas y qué
no lo es, cuya permanencia en el lugar de trabajo causa numerosos
inconvenientes.
Es frecuente que en el análisis del SEPARAR se
tenga en cuenta el valor del objeto y no su utilidad, para evitar esta
confusión el criterio a usar es:
Lo que no es útil para el trabajo se aparta; su
valor define el destino final:
- Si el objeto es necesario en otra área, se envía
a ella.
- Si no tiene valor (por ejemplo los desechos), se
descarta.
- Si lo tiene (como las máquinas, chatarra, etc.)
se vende.
- Los objetos necesarios se guardan.
Cuando el mismo lugar físico es usado por varios
turnos se divide en diferentes sectores, cada uno a cargo de un grupo
responsable, para evitar que las responsabilidades se diluyan.
Ejemplo:
En este lugar y su contorno trabajan tres turnos
diferentes: A, B y C.
Para aplicar las diferentes
"S" a cada grupo se le define un área de
responsabilidad. Esta área está relacionada con el lugar físico asignado por la
organización para realizar las tareas.
Como se observa, existen áreas de uso comunes a
varios grupos, sobre cada una de las cuales sólo uno toma decisiones.
¿Qué se hace al respecto?
El grupo responsable tendrá que negociar con los
otros grupos y lograr acuerdos para que las decisiones que tome sean aceptadas
por los demás, los cuales deben colaborar en el mantenimiento del sector. Las
negociaciones están a cargo de los líderes.
Estas negociaciones entre grupos traen una mayor
vinculación entre ellos y, como consecuencia, el aprendizaje de convivir y
ayudarse mutuamente.
Para realizar la tarea el grupo hace un
relevamiento de los problemas recorriendo el área asignada. De esta observación
se tiene un cuadro de situación de cómo están las cosas, lo que les permite
encarar las soluciones.
A continuación el grupo se reúne y construye el
cuadro de situación mediante una comunicación interactiva, iniciándose así el intercambio de:
experiencias, opiniones y aportes.
Al comienzo suele no resultar fácil establecer las
conversaciones pues en general no es una práctica habitual, pero a medida que
se van repitiendo las reuniones se produce su incorporación como hábito.
Para encontrar la solución a cada problema
planteado los miembros del grupo deben negociar, es decir,
"encontrarle la vuelta" para llegar a un acuerdo que los
satisfaga. En este "encontrarle la vuelta" debe desarrollarse la
imaginación, condición imprescindible de la creatividad.
Logrados los acuerdos con respecto a las tareas a
realizar y sus prioridades, se nombran los responsables de ejecutarlas y se
establece el cronograma de tiempos correspondiente.
Los problemas detectados por el grupo, su solución
y el cronograma se asientan en las planillas diseñadas para tal fin, como las
que se encuentran en el capítulo 4.
Una vez realizada la separación, el ítem innecesario se envían a los lugares
físicos designados.
Para que los ítem innecesarios sean identificados
se les adjunta una tarjeta roja que forma parte del control visual que se estudia en el próximo
capítulo. La tarjeta evita la mezcla de los ítems clasificados.
Beneficios que trae la aplicación de la 1ra.
"S":
- Se recupera espacio desperdiciado, escritorios,
mesas de trabajo, estanterías, tableros
de herramientas, etc.
- Mejora la seguridad al despejarse pisos, sendas
peatonales y escaleras.
La segunda “S”
ORDENAR
Despejada el área de todo lo innecesario, cuando
sólo queda lo que se debe guardar, comienza el segundo paso:
ORDENAR
.
¿Qué criterio se usa para ordenar?
Para efectuar el ordenamiento de los objetos se
utiliza la frecuencia de uso:
- Cuando más se usan, más cerca deben estar de las
personas.
- Cuando menos se usan, más alejados.
Aplicar estos criterios es fundamental pues de esta
forma se minimizan los tiempos de movimiento para la búsqueda de un
objeto, como consecuencia de un
mejor lay-out
El procedimiento
para ordenar es:
1 - Definir y
preparar los lugares de almacenamiento.
2 - Determinar un
lugar para cada cosa.
3 - Identificar cada mueble y lugar de
almacenamiento.
4 - Identificar cada
objeto (herramienta, documento, etc.) con la misma identificación del lugar donde se va a
guardar.
5 - Confeccionar un
manual que registre el lugar de almacenamiento de cada objeto.
6 - Mantener siempre ordenadas las áreas de almacenamiento.
¿Cómo ordenar?
Ejemplos de cómo
ordenar:
Definir y preparar
los lugares de almacenamiento.
Las estanterías,
archivos, armarios, mesas de trabajo, etc. Deben colocarse de tal manera que su
acceso sea simple y seguro siguiendo el criterio señalado en la tabla de cómo
ordenar.
Determinar un lugar
para cada cosa.
Recordar que lo que
más se usa debe de estar más cerca de quienes lo utilizan.
Criterios para
ubicar el lugar de cada objeto:
- La altura debe
permitir un acceso sencillo y seguro.
- Los repuestos y
piezas se organizan siguiendo el criterio de que el primero que ingresa es el primero que se
retira.
- Las herramientas
de mano deben estar ubicadas de forma tal que
el tiempo de acceso y retorno se minimice.
- Los objetos
grandes que se almacenan en el piso deben tener
fácil acceso y una ubicación definida y señalada.
- Para tareas
repetitivas se arman conjuntos de acuerdo a las
necesidades, ya sea que se trate de herramientas o elementos de oficina (lápices, gomas, corrector, etc.).
-Identificación de
archivos.
-Identificación de
escritorios.
Identificar cada
mueble y lugar de almacenamiento.
La finalidad es que
cada sitio donde se coloca un objeto o ítem quede unívocamente determinado.
Identificación del
mueble.
Para identificar el
mueble, ya sea una estantería, un armario, un tablero, etc. se coloca en un
lugar bien visible de la parte superior un cartel con un número y/o una letra.
Identificación del
lugar.
Para el estante se
utiliza generalmente una letra, mientras que para la columna un número. En
ambos casos se utilizan letreros bien visibles.
Cuando se trata de
tableros el lugar se reemplaza por la figura de la herramienta dibujada en el
mismo.
-Tablero de herramientas.
-Identificación en
estanterías.
-Almacenar en el
piso.
Identificar cada
objeto (herramienta, documento, etc.) con la misma identificación del lugar en
donde se lo guarda.
En cada objeto, en
un lugar visible, se pega una etiqueta o se graba la identificación del lugar
asignado para guardarlo.
Este procedimiento
permite a partir de un golpe de vista (Control
Visual) verificar si
el objeto está guardado en el lugar correspondiente comparando ambas
identificaciones.
Identificación de
objetos y herramientas.
Es necesario
confeccionar un manual que contenga el lugar de almacenamiento de cada objeto.
Éste debe guardarse
en un lugar accesible y visible.
Al estar la
información al alcance de todo este manual permite hallar los objetos con
rapidez, eliminando el tiempo usado en dar o pedir explicaciones.
La información
básica necesaria por cada ítem es:
- Denominación del
objeto.
- Identificación del
mueble y lugar que ocupa en éste.
- Indicación acerca
de adónde ha sido enviado (pañol central o sectorial) si fue retirado del área
por ser de uso esporádico.
- Actualización
permanentemente.
- Para su confección
se puede usar un fichero, un cuaderno o la computadora.
Manual que contiene
lugar de almacenamiento de cada objeto.
Mantener siempre
ordenadas las áreas de almacenamiento.
Al negociar y llegar
a acuerdos los integrantes del grupo establecen reglas para
SEPARAR,
ORDENAR, etc. El cumplimiento de estas reglas por parte de los
integrantes del grupo es lo que mantiene el área en buenas condiciones de uso.
Cuando un miembro
del grupo no respeta estas reglas el problema se trata en el grupo.
¿Quién y dónde se
ordena?
Como en SEPARAR, en ORDENAR participan todos los
integrantes del grupo del área de responsabilidad asignada.
Beneficios que trae
la aplicación de la 2da. "S":
- Mejora la productividad
al minimizar o eliminar los tiempos improductivos.
- Mejora la
distribución de muebles, máquinas, equipos; en síntesis mejora el lay out del
lugar de trabajo.
La tercera “S”
LIMPIAR
Limpiar significa
que se deben hallar en óptimas condiciones de uso:
- Máquinas, equipos,
herramientas y documentos.
- Mesas de trabajo.
- Armarios,
estanterías y tableros.
- Escritorios,
ficheros, etc.
- Pisos, paredes,
áreas peatonales, escaleras, ventanas, etc.
Esto implica que
además de estar pintadas se deben encontrar:
Las cuevas luego de
implementar ORDENAR.
1) Máquinas, equipos
y herramientas libres de suciedad y
todos sus componentes funcionando
correctamente.
2) Sobre mesas de
trabajo debe haber sólo lo necesario para desarrollar las tareas.
Está comprobado que
tanto la limpieza como el orden están relacionados con la habilidad de realizar las tareas con destreza
y calidad.
3) Los objetos deben
estar libres de suciedad en sus respectivos lugares, ya sean estanterías, armarios o tableros.
4) Los escritorios
sólo deben tener lo necesario para realizar la tarea; antes de ter- minar la
jornada de trabajo deben quedar despejados.
5) Los pisos, sendas
peatonales y escaleras deben estar libres de repuestos, cables y mangueras, desperdicios y chatarra.
6) Las áreas de
almacenamiento deben usarse para el fin destinado, evitándose lo que frecuentemente ocurre cuando se
encuentran libres y se depositan objetos
innecesarios que se deben descartar.
Las rutinas de
control y limpieza permiten detectar anomalías que, corregidas en el momento oportuno, evitan problemas mayores
que puedan dificultar la producción, la calidad y la seguridad.
Una forma de
mantener la limpieza es evitar la generación de suciedad, para lo cual se
procede a:
- Eliminar las
pérdidas de líquidos, aceite en tuberías y máquinas.
Si momentáneamente
no se pueden eliminar un recurso es recogerlo en una bandeja o recipiente.
- Tirar papeles,
trapos, residuos, desperdicios, chatarra, en recipientes destinados para tal
fin.
Es útil separar el
lugar de la chatarra que puede venderse de los desperdicios que no tienen
valor.
- Colocar, si se
hacen soldaduras, una cortina que no permita que la escoria de los electrodos y
las chispas se desparrame por todos lados.
- Eliminar la suciedad
de las máquinas herramientas que generan viruta
retirándola, a medida que se produce, mediante algún dispositivo o
mecanismo.
Los casos
mencionados anteriormente son a título de ejemplo, lo importante es estudiar
cada caso en particular y resolver.
Representan la
metamorfosis de la cueva luego de aplicar LIMPIAR.
¿Quién y dónde
LIMPIAR?
Como en SEPARAR, en
LIMPIAR participan todos los integrantes del grupo del área de responsabilidad
asignada.
Beneficios obtenidos
por la aplicación de la 3ra. “S”:
- Disminución de
accidentes / incidentes al estar todo pintado, limpio, despejado, señalado, en
pisos, zonas de riesgo y sendas peatonales.
- Ambientes de
trabajo agradable y confortable.
- Mejora de la
calidad pues la limpieza está vinculada con la habilidad para producir
productos con calidad.
CAPITULO
3.
Estandarizar
es la consecuencia de la interacción de tres hechos construidos a medida que se
aplican la tres primeras “S”, ellos son:
1 -
Aprendizaje.
2 -
Mejora continua.
3 - Teoría del
cambio.
1 -
Aprendizaje
Con la
aplicación de SEPARAR los miembros del grupo comienzan a modificar un
paradigma de la organización, la cual ahora les permite participar en la toma
de decisiones, reservadas hasta el momento a la supervisión.
Al
determinar si un objeto es necesario o no, cada integrante del grupo empieza a
comprender el significado de poder
hacer al asumir los nuevos hechos.
2 -
Mejora continua
La
práctica adquirida en la concreción de acciones, el descubrimiento de poder hacer y la creatividad desarrollada
crean las condiciones para la mejora continua.
3 -
Teoría del Cambio
Todos los
integrantes del área, comenzando por el responsable máximo, deben tener en
claro que:
- Las
acciones que realizan los grupos deben nacer del propio grupo, sólo de esta forma
sus integrantes las sienten como propias al ser sus autores intelectuales y
materiales.
- A
partir de esta nueva forma de hacer las cosas se produce el compromiso de las
personas, se obtienen logros y comienza su proceso de incorporación al
producirse un cambio de tipo 2.
- Cuando la supervisión dice o induce al grupo a
realizar determinadas acciones está provocando modificaciones dentro del mismo
sistema, es decir, un cambio de tipo 1 con un resultado no deseado: no se
comprometen las personas
3.2 - CONTROL VISUAL
El CONTROL
VISUAL es un sistema de comunicación que tenemos incorporado en nuestra
vida cotidiana, por el cual mediante imágenes se explicitan mensajes claros y
precisos que permiten conocer, ubicar y recordar normas de comportamiento en un
lugar determinado.
Objetivos
del Sistema de CONTROL VISUAL:
Compartir
información: Se refiere a la información necesaria respecto del
funcionamiento del área tal como: objetivos, mejoras, normas, control de
stocks, operaciones, calidad y seguridad, etc.
Distinguir,
evidenciar y corregir desvíos: Cada norma o procedimiento debe
ser lo suficientemente visible para que cualquier desvío o anormalidad
pueda ser detectado y corregido.
Distinguir
anormalidades permite tomar medidas que evitan su repetición, lo que mejora la
productividad.
Eliminar
desperdicios:
El
desperdicio es aquel elemento que no agrega valor, por lo cual debe ser
fácilmente identificado y corregido.
El
término desperdicio se refiere no solo a lo material sino también al tiempo.
Dar
autonomía al trabajador:
Es
capacitar a las personas para que realicen acciones apropiadas para mejorar
procedimientos, normas, corregir desvíos y prevenir recurrencia.
Desarrollar
criterios para el uso del CONTROL VISUAL:
-
Comunicar en forma clara y precisa la información.
- Su
implementación es sencilla y de bajo costo
La
Limpieza Visible:
En este
punto nos referimos a la limpieza que se hace en el área, en las máquinas, en
los equipos, etc.
Para
hacer visible esta tarea se utiliza el panel que contiene la rutina
correspondiente.
La
Estandarización Visible:
Se
manifiesta en las normas establecidas que se comunican a partir de la
cartelería y otros medios de comunicación.
La
AUTODISCIPLINA visible
Cuando el
grupo cumple con las reglas de juego establecidas esto se manifiesta a partir
del estado de orden y limpieza en que está el área en todo momento.
Procedimiento
para desarrollar el CONTROL VISUAL en un área.
El grupo
se plantea las siguientes preguntas:
1. ¿Qué información, procedimientos y normas deben
ser conocidos por los usuarios del área, sean o no del grupo?
2. ¿Cómo se difunden en la actualidad?
3. ¿Pueden ser notificados usando el CONTROL VISUAL?
4. ¿Qué recursos se necesitan para implementarlo?
3.3
La quinta “S” - AUTODISCIPLINA
AUTODISCIPLINA
significa que se deben cumplir las normas establecidas a partir
de los acuerdos a los que llega el grupo después de sus negociaciones, sean
éstas internas o intergrupales.
El
cumplimiento de los compromisos contraídos indica que cada miembro del grupo
tiene bien claro que esta conducta es lo que sostiene al grupo como tal.
El
principio básico que debe cumplirse es el respeto a uno mismo, pues si una
persona no es capaz de acatar una resolución de la cual tomó parte activa
exponiendo sus ideas, intercambiando opiniones y experiencias, carece de los
principios mínimos de la conducta grupal, lo que termina volviéndose en su
contra al perder confiabilidad.
¿Cómo
practicar la AUTODISCIPLINA?
1.
Tirando los papeles, los desperdicios, la chatarra, etc., en los
lugares correspondientes.
2.
Ubicando en su lugar las herramientas y equipos luego de
usarlos.
3.
Dejando limpias las áreas de uso común una vez realizadas las
actividades en la misma.
4.
Haciendo cumplir las normas a las personas que están en su área
de responsabilidad, sean o no integrantes de su grupo.
5.
Respetando las normas en otras áreas.
6.
Tratando en el grupo los casos de incumplimiento de las normas
establecidas por algún usuario del área, sean o no miembros del grupo, cuando
son reiterativas.
CAPÍTULO 4
Quien toma las decisiones de
aplicar las 5´S es el responsable máximo del área.
·
Su práctica es obligatoria para todos los
integrantes.
·
El personal jerárquico participa en la toma de
esta decisión.
Comité “5´S”
Este organismo coordina las
funciones necesarias para la puesta en marcha del sistema, su acompañamiento
durante el desarrollo y la posterior consolidación se sustenta en los conceptos
enunciados.
Preparación y comienzo de las
acciones, tomada la decisión de aplicar las “5”´S el proceso continua con:
a) La
formación de un comité inicial compuesto por el coordinador y el facilitador de
RRHH.
b) La
capacidad de todos los involucrados.
Planificación de acciones
“5”´S
Para aplicar las 5s en un área
de responsabilidad el procede a: plantear problemas y soluciones.
CAPITULO 5.
Reflexiona sobre los conceptos
que intervienen en este proceso y las condiciones necesarias para concreción
eficiente.
El aprendizaje se compone de
cuatro etapas, se trata de un proceso circular donde cada uno de los actores al
concretar una experiencia, realizan observaciones y reflexiones que les
permiten construir conceptos y generalizaciones que pueden aplicar entre una
nueva situación generando otra experiencia concreta.
La interacción se produce
cuando para solucionar un problema se diseña una acción basada en los valores y
supuestos que conforman el modelo mental del diseñador que ha sido afectado por
sus experiencias previas.
Lo que ocurre es que las
personas contribuyen su realidad en función de modelos mentales que se pueden
definir como imágenes supuestos y creencias acerca de lo demás.
El caso de micro y pequeñas
empresas como el concepto concreto entre las personas es permanente.
